リモートワークで交通費申請を忘れる

恵比寿にあるオフィスに出社することがじわじわ増えつつも週1くらい、という状況が続いています。
コロナ前と比べて変わったこと、それは通勤定期が無いということ!
都度交通費を経費として申請する必要が出てきてしまったのです。
毎日ならまだしも、週1くらいだとうっかり忘れてしまうんですよね…
というわけで絶対に忘れないようにリマインダー設定と後から見返してわかるようにカレンダーに履歴を残そうと思います。

Zapierを使ってみる

いろいろなアプリを連携させて自動化できるサービスです。
現在使っているGoogle系サービス、Slack、Notionが連携できるので今回はZapierにしました。

やってみたいことは以下の通りです。

  • Google Calendarで「恵比寿」が含まれているイベントの発生をトリガーにする
  • Notionの個人タスクのカレンダー(後述)に交通費を申請することを残す
  • Slackでもbotにリマインドしてもらう

    これくらいやったらその日のうち(少なくとも月末までには)どうにか交通費を申請するでしょう。

Google Calendarでイベントを登録

ほぼリモート勤務なので繰り返しのイベントとして「リモート勤務」というスケジュールが9:30~17:30で毎日設定されています。(あくまでも予定)
たまに出社の時は「リモート」の部分を「恵比寿」に変更しています。
今回はイベント名に「恵比寿」が含まれているかをトリガーにします。

Notionで個人タスクを管理

弊社では会議の議事録や共有資料をNotionで管理しています。
いろいろなページ作成ができるので私は(勝手に)個人TODOというページを作成しています。
構成はこんな感じ

  • カレンダー
  • カンバンボード


  • カレンダーは社内で共有設定になっているので、そこで表示したくないこと(○○さんにpushしないといけない期限、など)を自分用にメモしています。
    カンバンボードは個人的なタスクをデスクトップの付箋に書いていたものを移行させました。(代休申請する、借りてる会社の本返す、など)
    表にはライセンスキーや発行したトークン(githubとか二度と表示できなくなるやつとかありますよね)をまとめてます。
    月末に振り返ったりしたときにわかりやすいようにカレンダーに交通費使ったぞ、思い出して、の履歴を残したいと思います。

Slack botでダメ押し

NotionとSlackをもともと連携させていたのでカレンダーに登録時にリマインダー設定も追加することが可能ですが、
ZapierにはNotionのリマインダーを作る機能までは無いようです。
作成された後に個別にカレンダー内のアイテムをいじればいいのですが、そんなにマメならその時点で交通費登録してると思うので別にbotにもリマインダー設定します。
(やってみたら結構こいつうるさくてすぐに登録しようって気になりました)

Zapを作ってみよう

アプリの単位をZapと言います。
Create Zapしてその過程で認証の連携も行います。
接続したいアプリを選んで(認証済みで画面が再現できなかったので別アプリで例を示します)

まずはGoogle Calendarをトリガーに設定します。

今回はイベントの開始を指定します。
その後はアカウントを設定します。複数アカウント登録もできるみたいです。

無料に収まる数字を設定(本当は事後でもいいな、と思ってましたが次回以降の課題ということで)
Search Termにはシンプルに「恵比寿」だけ条件にします。
テストをしてContinueします。

次にアプリでNotionを選択します。

連携しようとするとポップアップが出ます。

Notionのページを別タブで開き、左のメニューバーから「設定」→「インテグレーション」を選択します。

zap_test_himenoのように名前を指定して作成してトークンを先ほどのポップアップにペーストして進みます。
またNotionに戻って右上の「共有」から先ほどの名前のインテグレーションを招待します。

連携ができたところでアクションの設定を行います。

データベース(カレンダー)に加えたい内容を追加します。今回は必要最低限な内容にしました。
テストして次に進みます。

最後にSlackともつなげます。

今回はリマインダー追加にします。

アカウントの追加をしようとすると認証用のポップアップが出るので支持に従います。

アクションの設定をします。
Remind when?のところで選択肢が出てきますが、slackが受け付けられる入力はin 15 minutesのような形式に限られているのでベタ打ちしました。

テストしたら完了です!

完成!

試しにGoogleカレンダーで「恵比寿」というイベントを作成しました。

Notionのカレンダーには…

登録されてます!一覧表示にしたら何かあったな、というのが一目瞭然でうれしいです。

Slackのbotは…

テストで飛ばしたのも含めてちゃんと送ってくれました!

これで忘れずに交通費を申請できそうです。経理部にも迷惑をかけずに済みます。

APIを使うこともできますが、素人でもZapierは簡単に組める&いろいろなテンプレートも用意されているのでお試しください。

(著:h.himeno

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